Představte si, že podepíšete dokument, podatelna ho naskenuje na elektronickou úřední desku, vyvěsí na kamennou úřední desku a kdokoli z občanů města má možnost Váš podpis zneužít. Důkazní břemeno v případě zneužití podpisu na směnce, kterou jste nikdy neviděli, bude pak na Vaší straně! Jenže podpis je Váš, takže hrozí, že budete cálovat po zbytek svého života. A to je důvod, proč úředníkům vysvětlujeme, proč neskenovat podepsané dokumenty na úřední desku, a personalistům říkáme, že nesmí skenovat prezenční listiny a zasílat je třetí straně.
Klíčovým zákonem k nezveřejňování podpisů je zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, který v § 65 odst. 3 stanovuje: „Má-li být dokument vyvěšen na úřední desce, činí se tak vyvěšením jeho stejnopisu opatřeného datem vyvěšení. Po sejmutí se vyvěšený stejnopis opatří datem sejmutí a zařadí do příslušného spisu jako doklad o vyvěšení dokumentu na úřední desce.“
Stejnopisem máme na mysli obsahově stejný dokument, na kterém není uveden podpis původce dokumentu. Ten je tak chráněn před zneužitím svého podpisu. Předpokladem pro vystavení stejnopisu je však existence podepsaného originálu založeného v šanonu.
Dalším klíčovým zákonem je zákon č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv), který v § 5 odst. 1 stanovuje: „Uveřejněním smlouvy prostřednictvím registru smluv se rozumí vložení elektronického obrazu textového obsahu smlouvy v otevřeném a strojově čitelném formátu a rovněž metadat podle odstavce 5 do registru smluv.“
Podepsaný originál smlouvy je založený na úřadě a u druhé smluvní strany. Stejnopis bez podpisů je vložen do registru smluv. Přestože nezveřejňujeme podepsaný dokument, smlouva je platná.
S problémem skenování podepsaných dokumentů se setkávám na seminářích, kdy mi personalisté nabízí zaslání prezenční listiny s podpisy všech účastníků! Takové jednání je nanejvýš nebezpečné, proto je důležité, aby vzdělávacím agenturám byly zasílány pouze seznamy účastníků bez jejich vlastnoručního podpisu. Podpisy na prezenční listině stejně nejsou úředně ověřené, proto je jejich zasílání zcela irelevantní.
Neméně zajímavým judikátem je stanovisko Nejvyššího správního soudu ze dne 20.10.2011, čj. 2 As 121/2011 – 90, které stanovuje: „NSS dovozuje, že absence podpisu oprávněné úřední osoby na stejnopisu rozhodnutí zaslaném účastníkovi, zejména je-li ve spisu založen stejnopis s podpisem, nemá vliv na zákonnost vydaného rozhodnutí.“
Jinými slovy: Máte-li ve spise založený podepsaný originál, pak rozesílaný stejnopis bez podpisu nemá vliv na zákonnost rozhodnutí. A je to logické: podpis úředníka na rozhodnutí není úředně ověřen – stejně nepoznáte, že podpis na papírovém rozhodnutí patří deklarované oprávněné úřední osobě.
Dávejte si tedy pozor, kam dáváte svůj podpis, a nikdy nepřipusťte, aby byl naskenován spolu s dokumentem a zaslán datovou schránou, e-mailem nebo byl vyvěšen na úřední desce.
Líbí se Vám článek? Kupte autorovi kafe :-)