Na semináři Současná legislativa a její dopad na úpravu dokumentů – etiketa a normy v písemném styku dávám účastníkům na výběr z těchto formátů:
a) 5. 1. 2023
b) 05.01.2023
c) 5.1.2023
d) 05. 01. 2023
a ptám se, který je podle nich správný.
Správnou odpověď poskytnou jen ti účastníci, kteří vědí, že formát data je definovaný zákonem již od roku 2001, a jde o zápis uvedený pod písmenem b).
Pokud nepracujete na úřadě, pak v úvahu přichází také archaický formát pod písmenem a), který je však lehce zfalšovatelný, když z 5. 1. 2023 lze snadno udělat 15.11.2023. Formát pod písmenem b) obsahuje tzv. bezpečnostní nulu, která zabraňuje vepsání nežádoucí číslice.
Datum lze psát vzestupně ve tvaru den, měsíc, rok s tečkou jako oddělovačem, tj. 21.03.2023 (dd.mm.rrrr), nebo sestupně ve tvaru rok, měsíc, den se spojovníkem, tj. 2023-03-21 (rrrr-mm-dd).
Číselně vyjádřené datum píšeme vždy dvoumístně a vždy bez mezer. Vzestupné uspořádání (dd.mm.rrrr) je vhodné všude v obchodní a úřední korespondenci. Sestupný formát (rrrr-mm-dd) je typický pro vyplňování rubrik, v odvolacích údajích, pro počítačové zpracování dat, …, ale není povinný.
Zápis data musí být sice jednotný v rámci celé písemnosti, avšak písemností – pro účely jednotného formátu kalendářního data – máme na mysli tělo zprávy, v rámci kterého bude zápis stejný. V odvolacích údajích a zápatí může být zápis jiný než ve zbytku dokumentu.
Příklad
| 25.06.2023 (nikoli: 25.06.23) 2023-06-25 (nikoli: 23-06-25) |
V dopisech do zahraničí, v osobních dopisech, v účetních dokladech a v písemnostech právního charakteru se doporučuje měsíc vypsat slovem: 1.–9. den napíšeme jednomístně a po tečce uděláme mezeru (d. mmmm rrrr)
Příklad
| Zásilku jsme odeslali 05.09.2023. (dd.mm.rrrr) Zásilku jsme odeslali 5. září 2023. (d. mmmm rrrr) |
Slovní vyjádření se použije také v dopisech u místa a data odeslání. Slovo dne se neuvádí (průměrně inteligentní občan pozná, že se jedná o den), čárka se nepíše, měsíc se vypíše slovem ve tvaru 2. pádu (první pád se používá v jiných případech).
Příklad
| Český Těšín 21. března 2023 (nikoli: Český Těšín, 21. března 2023) V Českém Těšíně 21. března 2023 (nikoli: V Českém Těšíně dne 21. března 2023) Každoroční 1. červen je svátkem dětí. |
Pozor na standardy jiných zemí, kdy data mohou být uvedena v jiném formátu, např. měsíc, den, rok (mm.dd.rrrr). Zde se pro jednoznačnost sdělení doporučuje použít vypsání měsíce slovy.
Příklad – formát data v anglickém prostředí
| 03/02/23 = March 02, 2023 = March 2nd 2023 = 2. března 2023 05/06/23 = Mai 06, 2023 = Mai 6th 2023 = 6. května 2023 |
Jak se píší peněžní částky slovy, to jsme si ukázali v nedávném článku. Peněžní hodnotu vypsanou číslem doplňujeme z bezpečnostních důvodů o slovní vyjádření. Tuto poučku rafinovaně implementoval Krajský úřad Královéhradeckého kraje, který do zápisu kalendářního data vepsal i den v týdnu:
Přestože jsme opakovaně upozornili úřad na porušování zákona při vytváření dokumentů, lidová tvořivost vyhrává na plné čáře. Nadto najdeme v dokumentu i další prohřešky:
- porušení povinnosti uvádět název odboru v záhlaví dokumentu již od roku 2000 (§ 70 zákona o krajích)
- neúplné uvedení názvu odboru v odvolacích údajích („něco“ územního plánování a stavebního řádu)
- nezarovnané hodnoty odvolacích údajů
- telefonní číslo napsané dohromady
- podtrhávání (zrušeno v roce 2014)
- atd.
V prosinci 2023 vyšlo již 3., aktualizované a doplněné vydání, odborné publikace Písemná komunikaci v praxi. Ještě ji nemáte?