Od roku 1997, kdy byl vynechán v dopisech předtisk slova VĚC, se toho změnilo docela dost. Datum jsme začali psát dvoumístně a bez mezer (01.05.2024), čas výhradně s dvojtečkou (10:33) a samotná ČSN 01 6910 se v úpravě dokumentů stala zdrojem spíše sekundárním, když ustoupila čtyřicítce mnohem relevantnějších zákonů a judikátů. Díky nim dnes už víme, že na zápise v obchodním rejstřík nezáleží, a jak se vypořádat se 72 druhy pohlaví, když Vám přijde na výběrové řízení nebinární tvor a bude tvrdit, že není ani muž ani žena. Neméně důležitým zdrojem je nám také etiketa, která definuje, proč e-mail nebude nikdy začínat slovy DOBRÝ DEN.

Jednou z klíčových změn, kterou norma přinesla, byla úprava písma. Již v roce 2002 – se zrušením odsazování prvních řádků a jmen a příjmení a jejich zarovnání k levé svislici – norma doporučila nepoužívat patková písma (tedy Times New Roman a jemu podobná) a přednost dala písmům bezpatkovým (Arial, Calibri, …). V roce 2007 dala norma písmu Times definitivní adié.

Problém není jen v tom, že mnoho organizací používá písmo Times, které se hůře čte. Problém je především v tom, že organizace mixují písma napříč odbory a odděleními. Nejednou tak vidíte různé hlavičky, různé odvolací údaje, různá zápatí a různé fonty napříč dokumenty.

Organizace by měla definovat jednotnou úpravu, tzn. stejnou hlavičku pro všechny své zaměstnance, stejné písmo a stejné i ostatní prvky úpravy, aby působila jednotně v tom našem malém českém rybníčku, ale také ve styku se zahraničními subjekty.

Ukázka trojí nejednotné úpravy záhlaví dokumentu jedné (skoro nejmenované) organizace

Směrnici jednotného vizuálního vzhledu dokumentů Vám rádi připravíme tak, jak jsme ji připravili pro Úřad vlády ČR (viz ukázka níže), Základní školu Komenského v Náchodě a šest desítek obcí a měst napříč ČR. Nebude Vás to stát ani půl mega, ani sto tisíc… Detaily naleznete na https://www.akademie-vzdelavani.cz/dalsi-sluzby/.

Pozor na podvodníky, kteří se vydávají za odborníky na písemnou komunikaci a učební texty mají stále v Times :-) Náš akční, zábavný, interaktivní seminář Současná legislativa a její dopad na úpravu dokumentů – etiketa a normy v písemném styku, díky kterému sjednotíte úpravu a usnadníte zaměstnancům práci, můžete mít za cenu pod 800 Kč za osobu.

Radim Martynek ODBORNÁ TÉMATA

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *