Na semináři Současná legislativa a její dopad na úpravu dokumentů – etiketa a normy v písemném styku vysvětlujeme, že na úřední desku patří výhradně nepodepsaný dokument a jako oporu používáme ustanovení § 69 správního řádu, který v odst. 1 stanoví:
Podpis oprávněné úřední osoby je na stejnopisu možno nahradit doložkou „vlastní rukou“ nebo zkratkou „v. r.“ u příjmení oprávněné úřední osoby…
Na jednom semináři jeden z účastníků protestoval, že rozhodnutí musí být podepsáno vždy, a jako oporu použil pokračování stejného odstavce:
… a doložkou „Za správnost vyhotovení:“ s uvedením jména, příjmení a podpisu úřední osoby, která odpovídá za písemné vyhotovení rozhodnutí.
Ustanovení § 69 je lehce archaické, neb „Za správnost vyhotovení“ uvádíme pouze tehdy, není-li z odvolacích údajů patrné, kdo dokument vyhotovil (jde o položku VYŘIZUJE nebo OPRÁVNĚNÁ ÚŘEDNÍ OSOBA). Přesto účastník trval na svém, proto jsem oslovil Mgr. Andreu Kovářovou s prosbou o výklad.
K sepsání tohoto výkladu mne donutila praxe a mnoho dotazů z řad podepisujících. Tápou v tom, na který dokument patří vlastnoruční podpis a na který jen podpis. Někteří si možná nyní myslí, jestli jsem se nezbláznila a domnívají se, že vlastnoruční podpis a podpis je totéž. Určitě ale není! V době nekonečných variant podpisů – od vlastnoručního přes varianty elektronických podpisů až po různé vizitky v e-mailu, monogramy ve zprávách, skeny a otisky je velmi těžké se v nich orientovat.
Pojďme tedy zapátrat v právním řádu a vysvětlit si tyto pojmy z jeho pohledu. Otevřu-li svůj právní informační systém, pak výsledkem je 63 důležitých zákonů, ve kterých se hovoří o vlastnoručním podpisu. Mezi nimi ovšem není občanský zákoník[1]. V něm bychom ovšem předpokládali definici vlastnoručního podpisu ve vztahu k různým právním jednáním. Vždyť se jedná o základní kodex soukromého práva! Definici vlastnoručního podpisu v něm ale není obsažena. V kontextu doby (zřejmě), ve které byl vydán a která byla dobou nadšení z elektronizace možného i nemožného, hovoří pouze o podpisu. A je totéž vlastnoruční podpis a podpis? Asi není třeba vysvětlovat, že vlastnoruční podpis znamená, že vezmete vlastní ruku a podepíšete se. Určitě neplatí ale důkaz opakem, že podpis bez přívlastku vlastnoruční znamená, že vezmete cizí ruku (či cokoli jiného) a podepíšete se! Jaký je tedy mezi nimi rozdíl? Vraťme se zpět k občanskému zákoníku. O podpisu v obecné rovině se zde hovoří a zřejmě toto ustanovení můžeme označit jako definici podpisu obecně platnou. Ustanovení § 561 odst. 1 občanského zákoníku stanovuje:
K platnosti právního jednání učiněného v písemné formě se vyžaduje podpis jednajícího. Podpis může být nahrazen mechanickými prostředky tam, kde je to obvyklé. Jiný právní předpis stanoví, jak lze při právním jednání učiněném elektronickými prostředky písemnost elektronicky podepsat.
Už z této definice vidíte, že existuje něco jako podpis, který je vyžadován jako essentialia negotii[2] k právnímu jednání, a něco jako podpis, který je náhražkou podpisu a používáme ho ve všech ostatních případech. Dále ale nad rámec těchto dvou možností můžeme mít dokument, který žádný podpis nepotřebuje. I přesto se v praxi veřejné správy (kam článek cíleně míří) setkáváme s tím, že dokument je podepsán, když podepsán být nemusí, nebo opačně, že podepsán není, když podepsán být má. Držme se teze, že vlastnoruční podpis (či jemu na roveň postavený – o tom ale až dále) je na originále (prvopisu) dokumentu. Zbytek dokumentů – označované jako stejnopisy, prvopisy stejnopisu, druhopisy stejnopisu, opisy apod. už nutně ve všech případech vlastnoruční podpis nevyžaduje. Předpokládá to několik právních předpisů.[3] Judikatura[4] také četně hovoří o skutečnosti, že absence podpisu (v tomto případě na rozhodnutí) nemá za následek jeho neplatnost, pokud lze ve spisu najít originál – tedy dokument s vlastnoručním či elektronickým podpisem. Přestože správní řád[5] v § 69 stanoví, že podpis na stejnopisu rozhodnutí lze nahradit doložkou v. r. [6] a dovětkem, kdo odpovídá za správnost vyhotovení s uvedením jména, příjmení a podpisu takové osoby, nehovoří o vlastnoručním podpisu, ale o prostém podpisu! Pod tím si můžeme představit už snad téměř cokoli. Podpisem může být i moje vizitka připojená k e-mailu. V kontextu výše uvedené definice podpisu z občanského zákoníku jsme přece dodrželi daná pravidla – nahradila jsem vlastnoruční podpis v obvyklé situaci nějakým mechanickým prostředkem.
Jakou mají takové podpisy, které rozhodně nejsou podpisy vlastnoručními, právní váhu? Jedná se pořád ještě o podpis? Vždyť i § 561 odst. 1 občanského zákoníku stanoví ve větě druhé, že podpis může být nahrazen mechanickými prostředky tam, kde to je obvyklé. Tedy: moje vizitka v e-mailu a moje doložka v. r. na stejnopisu jsou také mým podpisem, i když ne vlastnoručním, proto je rozhodně nedoporučuji v kontextu § 561 odst. 1 občanského zákoníku věty první k právnímu jednání. Proč? Kvůli jeho mizivé důvěryhodnosti.
Vlastnoruční podpis má jistou úroveň důvěryhodnosti a není jím třeba plýtvat na kde co. Důvěryhodnost je nesrovnatelná samozřejmě s vizitkou v e-mailu, o které se bavíme. Mimochodem důvěryhodnost podpisů v elektronickém světě řeší nařízení eIDAS[7], které rozlišuje u elektronických podpisů (které jsme prozatím ponechali ve výkladu stranou, ale jistá analogie směrem k vlastnoručnímu podpisu tu je) různé stupně záruky důvěryhodnosti. Stupně záruky stanovuje čl. 9 nařízení eIDAS následovně:
- nízká,
- značná,
- vysoká.
Dále pak nařízení říká, že kvalifikovaný elektronický podpis, který musí používat i veřejná správa při právním jednání,[8] je postavený na roveň vlastnoručnímu podpisu. A už máme právní vazbu mezi podpisem vlastnoručním a elektronickým. Zapamatujme si, že vlastnoruční podpis a kvalifikovaný elektronický podpis jsou si rovny. Oba mají vysokou záruku důvěryhodnosti. U zaručeného elektronického podpisu je vysoká úroveň záruky dána dle čl. 26 nařízení eIDAS těmito prvky:
- je jednoznačně spojen s podepisující osobou,
- umožňuje identifikaci podepisující osoby,
- je vytvořen pomocí dat pro vytváření elektronických podpisů, která podepisující osoba může s vysokou úrovní důvěry použít pod svou výhradní kontrolou,
- je k datům, která jsou tímto podpisem podepsána, připojen takovým způsobem, že je možné zjistit jakoukoliv následnou změnu dat.
Obdobné vlastnosti má i podpis vlastnoruční. Určitě je jednoznačně spjat s podepisující osobou (podepisujeme ho přece vlastní rukou), identifikaci podepisující osoby také umožnuje. Sice to někdy stojí úsilí prokázat, ale nemožné to není. Pro větší záruku (důvěryhodnost) existuje institut legalizace podpisu, který zahrnuje i identifikaci podepisující osoby.[9] Třetí odrážka v elektronickém světě je definována daty, které podepisující může s vysokou úrovní důvěry použít pod svou výhradní kontrolou. Asi se shodneme, že svoji vlastní ruku držíte taky pod svojí výhradní kontrolou. Připojíte-li na dokument svůj vlastní podpis, pak následnou změnu dat jsme také schopni prokázat. Všechny čtyři odrážky, které definují zaručený elektronický podpis, pak obdobně definují podpis vlastnoruční.
Vlastnoruční podpis i kvalifikovaný elektronický podpis opravdu není nutné vkládat všude, kam Vás napadne. Asi nebudu do e-mailu kamarádce, že se za 10 minut sejdeme na rohu na kávu, dávat kvalifikovaný elektronický podpis. Připojujeme jej do dokumentů, kterými se právně jedná, tedy tam, kde projevuji svou vůli. V ostatních případech opravdu můžeme použít cokoli, co se podpisu blíží – v dnešní době vizitka (ať už papírová nebo připojená do těla e-mailu, sken podpisu, otisk podpisu, monogram, tři křížky apod.). Úroveň důvěry takového podpisu je ovšem nízká až mizivá. A to je nutné si uvědomit. Jistota prokázání, že jste Vy sami tento podpis připojili nebo připojit chtěli, je výrazně nízká stejně jako záruka důvěryhodnosti tohoto podpisu. Proto možná lépe nepřipojit nic a je to obdobné jako připojení jakýchkoli jiných mechanických prostředků. Při podpisu jakéhokoli dokumentu se nechejte vést myšlenkou na důsledky, které má úkon, jež činíte, a zdali někdy v budoucnu se díky lenosti a pocitu, že je třeba vše zjednodušovat, nedostanete do neřešitelných složitostí. A myslete také na to, že ani zákonodárce, což je zřejmé z definice podpisu v občanském zákoníku, důsledně nerozlišuje mezi vlastnoručním podpisem a podpisem jako obyčejným mechanickým prvkem. Proto při každém pohybu Vaším perem či při zasunutí tokenu do počítače nepotlačte myšlenku na to, je-li tento dokument, který jste právě hrdě vytvořili, hoden (roven právnímu jednání) podpisu a je-li podpis nezbytně nutný pro svého příjemce.
Andrea Kovářová, lektorka seminářů s problematikou práva ve veřejné správě
Líbí se Vám článek? Kupte autorovi kafe :-)
[1] zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů
[2] podstatná podmínka právních jednání
[3] Například § 65 odst. 3 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů a § 5 odst. 1 zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv), ve znění pozdějších předpisů.
[4] Rozsudek Nejvyššího správního soudu ze dne 20.10.2011 čj. 2 As 121/2011
[5] Zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů
[6] Vlastní rukou
[7] Nařízení Evropského parlamentu a Rady VROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) č. 910/2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES
[8] § 5 zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru, ve znění pozdějších předpisů
[9] Ověření dle zákona č. 21/006 Sb., o ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu a o změně některých zákonů (zákon o ověřování), ve znění pozdějších předpisů