Podepisuji už padesátý platový výměr zaměstnance a dalších padesát mě jich ještě čeká. Začínám zoufale přemýšlet, čím bych mohla ten svůj vlastnoruční podpis nahradit – jak bych si tu práci mohla zjednodušit. Čím mohu tedy nahradit vlastnoruční podpis? Tak si to přemýšlení zjednoduším (asi už nad tím přemýšlel někdo přede mnou) a otevřu právní informační systém. Výsledkem je 63 důležitých zákonů, ve kterých se hovoří o vlastnoručním podpisu. Vzhledem k tomu, že jsem lehce políbená studiem práva, tak mezi nimi hledám občanský zákoník[1]. Proč zrovna tento? Předpokládám, že v něm se bude hovořit o různých (většinou právních) jednáních, která potvrzujeme svým podpisem. Definici vlastnoručního podpisu v něm ale hledám marně. Copak ústřední kodex soukromého práva neřeší vlastnoruční podpis? Hádáte správně! Neřeší. V kontextu doby (zřejmě), ve které byl vydán a která byla dobou nadšení z elektronizace možného i nemožného, hovoří pouze o podpisu. A je totéž vlastnoruční podpis a podpis? Asi není třeba vysvětlovat, že vlastnoruční podpis znamená, že vezmete vlastní ruku a podepíšete se, ne? Určitě neplatí ale důkaz opakem, že podpis bez přívlastku vlastnoruční znamená, že vezmete cizí ruku a podepíšete se! Jaký je tedy mezi nimi rozdíl? Vraťme se zpět k občanskému zákoníku. O podpisu v obecné rovině se zde hovoří a zřejmě tuto můžeme označit jako definici obecně platnou i jinde než v soukromém právu. Ustanovení § 561 odst. 1 občanského zákoníku stanovuje:
„K platnosti právního jednání učiněného v písemné formě se vyžaduje podpis jednajícího. Podpis může být nahrazen mechanickými prostředky tam, kde je to obvyklé. Jiný právní předpis stanoví, jak lze při právním jednání učiněném elektronickými prostředky písemnost elektronicky podepsat.“
Už z této definice vidíte, že existuje něco jako podpis, který je vyžadován jako essentialia negotii[2] k právnímu jednání, a něco jako podpis, který je náhražkou podpisu a používáme ho ve všech ostatních případech. Pak můžeme mít dokument, který podpis vůbec nepotřebuje. Takový dokument označujeme jako stejnopis. Tam žádný podpis není s předpokladem, že někde originál takového stejnopisu existuje. Předpokládá to několik právních předpisů.[3] Judikatura[4] také četně hovoří o skutečnosti, že absence podpisu (v tomto případě na rozhodnutí) nemá za následek jeho neplatnost, pokud lze ve spisu najít originál – tedy dokument s vlastnoručním či elektronickým podpisem. A teď: Co je co? Je to tak jednoduché, až je to složité. Výstižně to vyjádřil Leonardo da Vinci:
„Jednoduchost je nekonečná sofistikovanost.“
A u podpisu to platí dvojnásobně. Vezmu svůj vlastnoruční podpis, oskenuji ho do počítače (v zoufalé představě podpisu dalších padesáti platových výměrů) a šup: CRTL+C/CRTL+V. A je to. A proč to nezjednodušit ještě víc? Tak běžím ke kolegyni, zadám pokyn, ať mi vezme můj podpis a udělá z něj razítko. A buch! Bouchnu otisk razítka na platové výměry! Ale proč bych to měla dělat já?! Dám razítko kolegyni, ať to orazí, a já si jdu poslouchat katastrofické zprávy v rádiu. Z mého vlastnoručního podpisu se stal sken i otisk a pořád je to můj podpis.
Zjednodušili jsme to tak, že se zamotáváme do právního problému. Jakou mají takové podpisy, které rozhodně nejsou podpisy vlastnoručními, právní váhu? Jedná se pořád ještě o podpis? Vždyť i § 561 odst. 1 občanského zákoníku stanoví ve větě druhé, že podpis může být nahrazen mechanickými prostředky tam, kde to je obvyklé (a sken i otisk bezpochyby takovými mechanickými prostředky jsou). Takže mohu dát svůj otisk podpisu komukoliv a podepisuj? A nikdo nic nepozná? Mnohdy opravdu nelze rozeznat, zda na listině není vlastnoruční podpis, ale sken nebo otisk. Ale je nutné si uvědomit jednu důležitou skutečnost: Sken nebo razítko podpisu není vlastnoručním podpisem a rozhodně nedoporučuji v kontextu § 561 odst. 1 občanského zákoníku věty první ho použít k právnímu jednání. Proč? Kvůli jeho mizivé důvěryhodnosti.
Srovnejte si vlastnoruční podpis a otisk podpisu. Otisk podpisu znamená, že vezmu razítko a udělám (nebo udělá někdo jiný) buch na papír. Vlastnoruční podpis je proces, který mnohdy odráží i emocionální rozpoložení podepisujícího. Kolikrát jste viděli podpis vyrytý na papíře tak, že Vám bylo jasné, že podepisující byl vzteky bez sebe? Nebo podpis tak tenký, že jste měli pocit, že ho podepsala éterická bytost podobná Sireal z filmu Císařův pekař? Vlastnoruční podpis není jen čmáranec na papíře, ale i z pohledu grafologie je jistě zajímavým předmětem pro zkoumání osobnosti podepisujícího. A proto má určitou míru důvěry nesrovnatelnou se skenem nebo otiskem podpisu. Důvěryhodnost podpisů řeší i nařízení eIDAS[5], které rozlišuje u elektronických podpisů (které jsme prozatím ponechali ve výkladu stranou, ale jistá analogie směrem k vlastnoručnímu podpisu tu je) různé stupně záruky důvěry. Stupně záruky stanovuje čl. 9 nařízení eIDAS následovně:
- nízká,
- značná,
- vysoká.
Dále pak nařízení stanoví, že kvalifikovaný elektronický podpis, který musí používat i veřejná správa při právním jednání (§ 5 zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru, ve znění pozdějších předpisů) je postavený na roveň vlastnoručnímu podpisu. A už máme právní vazbu mezi podpisem vlastnoručním a elektronickým. Zapamatujme si, že vlastnoruční podpis a kvalifikovaný elektronický podpis jsou si rovny. Oba mají vysokou záruku důvěryhodnosti. U zaručeného elektronického podpisu je vysoká úroveň záruky dána dle čl. 26 nařízení eIDAS těmito prvky:
- je jednoznačně spojen s podepisující osobou,
- umožňuje identifikaci podepisující osoby,
- je vytvořen pomocí dat pro vytváření elektronických podpisů, která podepisující osoba může s vysokou úrovní důvěry použít pod svou výhradní kontrolou,
- je k datům, která jsou tímto podpisem podepsána, připojen takovým způsobem, že je možné zjistit jakoukoliv následnou změnu dat.
Obdobné vlastnosti musí mít i podpis vlastnoruční. Určitě je jednoznačně spjat s podepisující osobou (podepíši ho přece vlastní rukou!), identifikaci podepisující osoby také umožnuje (sice to někdy stojí úsilí prokázat, ale nemožné to není). Třetí odrážka v elektronickém světě je definována daty, které podepisující může s vysokou úrovní důvěry použít pod svou výhradní kontrolou. Asi se shodneme, že svoji vlastní ruku držíte taky pod svojí výhradní kontrolou. Připojíte-li na dokument svůj vlastní podpis, pak následnou změnu dat jsme také schopni prokázat. Všechny čtyři odrážky, které definují zaručený elektronický podpis, pak obdobně definují podpis vlastnoruční.
Vlastnoruční podpis i kvalifikovaný elektronický podpis opravdu není nutné vkládat všude, kam Vás napadne. Asi nebudu do e-mailu kamarádce, že se za 10 minut sejdeme na rohu na kávu, dávat kvalifikovaný elektronický podpis. Připojujeme jej do dokumentů, kterými se právně jedná – tedy na můj výše uvedený platový výměr určitě. Zde se totiž jedná o můj projev vůle jako zaměstnavatele vůči svému zaměstnanci. V ostatních případech opravdu můžeme použít cokoli, co se podpisu blíží – v dnešní době vizitka (ať už papírová nebo připojená do těla e-mailu, sken podpisu, otisk podpisu, monogram, tři křížky apod.). Úroveň důvěry takového podpisu je ovšem nízká až mizivá. A to je nutné si uvědomit. Jistota prokázání, že jste Vy sami tento podpis připojili nebo připojit chtěli, je výrazně nízká stejně jako záruka důvěry tohoto podpisu. Proto možná lépe nepřipojit nic a je to obdobné jako připojení jakýchkoli jiných mechanických prostředků. Při podpisu jakéhokoli dokumentu se nechejte vést myšlenkou na důsledky, které má úkon, jež činíte, a zdali někdy v budoucnu se díky lenosti a pocitu, že je třeba vše zjednodušovat, nedostanete do neřešitelných složitostí.
Mgr. Andrea Kovářová, lektorka seminářů s problematikou práva ve veřejné správě, např. anti-GDPR a šikanózní podání
[1] zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů
[2] podstatná podmínka právních jednání
[3] například § 65 odst. 3 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů a § 5 odst. 1 zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv), ve znění pozdějších předpisů.
[4] rozsudek Nejvyššího správního soudu ze dne 20.10.2011, čj. 2 As 121/2011
[5] nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014, o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu, a o zrušení směrnice 1999/93/ES