Stále častěji se na mě obracejí starostové s dotazy, jaké že jsou ty nejčastější chyby vznikající při vytváření písemností v samostatné a přenesené působnosti. Jsou si totiž vědomi toho, že jejich úředníci jsou odborníky ve svých ZOZkách, ale lidová tvořivost častokrát vyhrává nad pravidly (nejen) pro úpravu dokumentů.
Velmi vážné chyby (rozpor se zákonem)
- zveřejňování dokumentů s podpisem (skenování podepsaných dokumentů)
- neuvádění názvu obce/města a odboru v záhlaví písemnosti
- neuvádění původce dokumentu (anonymní dokument, který nemá na konci svého „autora“)
- neuvádění data vytvoření dokumentu a používání neplatného formátu kalendářního data
Středně vážné chyby
- psaní slova VĚC v dokumentech
- používání různých hlaviček napříč úřadem
- používání různých fontů napříč úřadem
- používání písma Times New Roman
- používání slov „dobrý den“ v písemném styku (dopisy, e-maily, …)
- psaní velkého počátečního písmene ve slovech „obec“ a „město“ v názvech právnických osob (ne, opravdu nezáleží na zápise v obchodním rejstříku)
- nerozlišování „uvozovek“ a ˝palců˝
- uvádění funkcí u žen v mužském rodě (např. Jana Nováková, starosta)
Malé chyby
- nerozlišování pomlčky (–) a spojovníku (-)
- členění IČ a DIČ mezerami
- nekladení mezer ve zkratkách (po tečkách), např. k.ú., p.p.č.st., s.r.o. (ne, opravdu nezáleží na zápise v obchodním rejstříku)
- odsazování prvních řádků odstavců (o pět úhozů nebo tabulátor) a umisťování podpisu doprava
- psaní slova email místo slova e-mail
- velká písmena v označení dokumentů, např. Obecně závazná vyhláška, Kupní smlouva, …
To vše a mnohem více se zábavnou formou naučíte na semináři Současná legislativa a její dopad na úpravu dokumentů – etiketa a normy v písemném styku. Jeho cílem není sekýrovat úředníky, jak mají dělat svou práci, ale tu práci jim zjednodušit. I proto si na semináři ukážeme, co dělat nemusíte, ačkoli to zřizovatel/ministerstvo po Vás chce, a jak si usnadnit práci pomocí funkcí ve Wordu, o kterých málokdo ví.