Od roku 2004 se při školení zaměstnanců úřadů, firem a dalších organizací setkávám s dokumenty, jejichž autoři jsou často vynikajícími odborníky ve svém oboru. Přesto se v jejich obchodních dopisech, smlouvách, nabídkách a e-mailech opakují chyby, které snižují profesionální úroveň písemné komunikace.
Některé chyby mohou mít právní důsledky, jiné odporují doporučeným pravidlům úpravy dokumentů a další jednoduše kazí první dojem.
A protože dobře upravený dokument není jen otázkou estetiky, připravil jsem přehled nejčastějších nedostatků, se kterými se při své práci setkávám.
Velmi vážné chyby (rozpor s etiketou nebo s pravidly českého pravopisu)
- „dobrý den“ v e-mailech (Nepíšeme-li v e-mailu „na shledanou“, není důvod psát v něm „dobrý den“. E-mail začíná vždy zdvořilým oslovením příjemce. Správně: Vážený pane řediteli… Milá paní Dvořáková…)
- psaní osobních zájmen s malým písmenem (správně: Vy, Vám, Vás, …)
- nerozlišování slov email a e-mail (fakt je v tom rozdíl)
- nerozlišování pomlčky (–) a spojovníku (-)
- nekladení mezer ve zkratkách (po tečkách), např. k.ú., p.p.č.st., s.r.o. (ne, opravdu nezáleží na zápise v obchodním rejstříku)
- velká písmena v označení dokumentů, např. Obecně závazná vyhláška, Kupní smlouva, …
- uvádění funkcí u žen v mužském rodě (např. Jana Nováková, referent)
Velmi vážné chyby (rozpor se zákonem)
- zveřejňování dokumentů s podpisem klíčové osoby (v registru smluv, ve sbírce listin, na internetu, na úřední desce)
- skenování podepsaných dokumentů a jejich zaslání e-mailem s vlastnoručním podpisem
- neuvádění původce dokumentu (anonymní dokument, který nemá na konci svého „autora“), nebo uvedení obecného pojmu (tým, odbor, vedení, …)
- neuvádění data vytvoření dokumentu a používání neplatného formátu kalendářního data (týká se jen obcí/měst)
- neuvádění názvu obce/města a odboru v záhlaví písemnosti (týká se jen obcí/měst)
Středně vážné chyby
- psaní slova VĚC v dokumentech
- používání různých hlaviček napříč organizací
- používání různých fontů napříč organizací
- používání písma Times New Roman (zmizelo z normy v roce 2002)
- psaní velkého počátečního písmene ve slovech „obec“ a „město“ v názvech právnických osob (ne, opravdu nezáleží na zápise v obchodním rejstříku)
- nerozlišování „uvozovek“ a ˝palců˝
Malé chyby
- členění hodnot IČ a DIČ mezerami
- odsazování prvních řádků odstavců (o pět úhozů nebo tabulátor) a umisťování podpisu doprava
Co s tím?
Možná jste v předchozím přehledu našli nějakou chybu, kterou sami děláte. Možná pět. A možná jste přesvědčeni, že se Vás žádná netýká. Jenže největší problém často nespočívá v jedné chybné pomlčce nebo nesprávně napsané zkratce. Spočívá v tom, že každý zaměstnanec to píše jinak.
Výsledek? Zbytečně ztracený čas, nejednotná firemní komunikace a někdy i neprofesionální první dojem.
Dobře upravený dokument není jen otázkou pravidel českého jazyka.
Je také vizitkou organizace, která jej odesílá.
Od roku 2004 proto školíme seminář Současná legislativa a její dopad na úpravu dokumentů – etiketa a normy v písemném styku, na kterém se věnujeme nejen legislativě a pravidlům, ale především skutečným dokumentům účastníků.
Cílem není zaměstnance nachytat při chybách. Cílem je práci zjednodušit, sjednotit a ušetřit jim čas.
A protože v konkurenčním prostředí nezáleží jen na tom, co zákazníkovi napíšete, ale také jak si Vás zapamatuje, připravil jsem pro firmy rovněž workshop Metoda nezaměnitelnosti™, který je odpolední nástavbou k tomuto semináři.
Více informací najdete na stránce firemního vzdělávání.