… je ten nejprestižnější dokument, jaký můžeme kdy dostat. Osobní dopis a výplatní páska. Přitom málokterý ze 179 úřadů, které jsou mým klientem, tento dokument vůbec používá.
Při zvláštních příležitostech píší představitelé státu, obcí, měst nebo společností osobní dopisy, které mají výjimečný charakter. Používají se při odchodu zaměstnance do důchodu, při blahopřání k narození dítěte… ne zrovna v tomto pořadí… k pracovnímu nebo životnímu jubileu, výjimečně však také pro kondolence. Nehodí se pro dopisy do ciziny ani pro vyřizování běžných záležitostí (nezaměňovat se soukromými dopisy občanů).
Osobní dopisy píší prezidenti, ministři, starostové, tajemníci, popř. vedoucí odborů a adresují je sobě rovným (např. ministr ministrovi) nebo vlastním podřízeným (tajemník úředníkům). Osobní dopis se nehodí pro vyřizování běžných úředních záležitostí v samostatné nebo přenesené působnosti.
Chcete udělat svému šéfovi radost? Věnujte mu osobní dopis se znakem jeho města. Šablonu naleznete ke stažení zde. Premiér a vláda ČR používá naše šablony již od roku 2014.
Nezaměňujme však osobní dopis se soukromým dopisem. Osobní dopis vedoucího pracovníka je terminus technicus. Tento dopis je u nás historicky zakotven a je to Pán Dopis – Dopis všech dopisů.
Jedná se o výjimečnou, srdečnou, mnohdy neformální písemnost, proto zde neplatí ta formální, bloková, úřednická úprava. Nemůžeme ale říci, že by zde neplatila pravidla žádná. Dopis má svou historii od 70. let minulého století. Pravidla pro jeho formátování jsou velmi přísná:
- Zpravidla se používá reprezentativní papír o vyšší gramáži, obvykle ne bílý. Na papír se tiskne jméno, příjmení a funkce pisatele dopisu a název organizace (vše zarovnáno souměrně k levé svislici nebo na střed – možno doplnit o logo nebo znak města).
- Místo a datum odeslání se uvádí vzestupně, měsíc se vypisuje slovem, celé datum se zarovnává k pravému okraji. Pod datum lze uvést číslo jednací (nebo naši značku) odesílatele.
- Dopis začíná oslovením, umístěným od levé svislice. Používá se řádkování 1,5. Mezi oslovením a textem, mezi odstavci a mezi posledním řádkem textu a pozdravem se vynechává mezera o výšce jednoho řádku. Nové odstavce začínají odsazením.
- Pod textem dopisu v pravé části textového sloupce je vlastnoruční podpis odesílatele. Pod tímto podpisem se přepis jména, příjmení a funkce již netiskne.
- Umístění podpisu v pravé části je možné pouze v osobním dopise vedoucího pracovníka. Roli zde nehraje umístění data vpravo (jak říká ČSN 01 6910:2014), ale odsazení prvních řádků. V žádném jiném dopise se neumístí podpis doprava.
- Adresa příjemce se uvádí jednoduchým řádkováním a bez PSČ v dolní části listu pod textem dopisu od levé svislice (adresa příjemce se umístí na konec stránky bez ohledu na to, kde končí pozdrav). Uvádí se zdvořilostní oslovení. Není-li to nezbytně nutné, osobní dopis nebude obsahovat více než jednu stranu.
- V osobních dopisech se nepoužije bloková úprava pravého okraje, tj. pravý okraj zůstane nezarovnaný, a zároveň platí, že rozdíl v délkách řádků nesmí být větší než 5 znaků. Abychom toho docílili u řádků, které tuto podmínku nesplňují, je možno zapnout automatické dělení slov, popř. je nutné dokument přestylizovat. Možná se Vám to zdá pracné… ale osobní dopis za to stojí.
- Co se písma týče, vhodné je držet se směrnice jednotného vizuálního stylu písemností. Pokud směrnici nemáte, použijte bezpatkové písmo (Arial, Calibri, …), avšak nikdy ne Times.
Zajímá Vás více k úpravě dokumentů vznikajících v samostatné a přenesené působnosti? Objednejte si zábavný, interaktivní, akreditovaný seminář Současná legislativa a její dopad na úpravu dokumentů – etiketa a normy v písemném styku.
